Verfehlte Zahlungsziele, Mahnungen und Abschreibungen von Forderungen sind für die Buchhaltungen tägliches Geschäft. Rund zwei Prozent des Firmenumsatzes gehen – natürlich von Branche zu Branche unterschiedlich – durch das Inkasso. Genaue Statistiken dazu gibt es nicht. Jedes Unternehmen und jede Branche hat dazu seine eigene Statistik. Um die Umsatzverluste durch Forderungsabschreibungen in Grenzen zu halten, bietet es sich in erster Linie an, im Vorfeld eine Bonitätsüberprüfung durchzuführen. Das bedeutet natürlich nicht, dass ein Kunde mit schlechter Bonität nicht beliefert wird. Die Auftragsabwicklung muss dann eben per Vorkasse geschehen, damit Kunde und Unternehmen beide auf der sicheren Seite sind. Wenn das Zahlungsziel dennoch verfehlt wird, sollten Unternehmen nicht zögern. „Wenn die Zahlungsfrist nicht eingehalten wird, muss das Unternehmen sofort mahnen oder ein Inkassounternehmen beauftragen“, lauten die Empfehlungen von Inkassodienstleistern. Je eher man seiner Forderung Nachdruck verleiht, desto schneller sind Kunden in der Regel bereit, den Zahlungsverzug zu begleichen.

Mehrere Mahnungen überflüssig

Ursula Bernhardt, Geschäftsführerin des gleichnamigen Cloppenburger Inkassounternehmen, rät Gläubigern, keine Zeit zu verlieren: „Das Zahlungsziel wird vertraglich vereinbart, eigentlich ist überhaupt keine Mahnung nötig.“ Dennoch empfehle sie ihren Kunden – der Form halber – eine Mahnung zu versenden. Danach solle das Unternehmen den Fall besser abgeben. Grundsätzlich sei die Erfolgschance dann recht gut, dass die Forderungen beglichen würden. Bei bereits titulierten Forderungen, die ein Anwalt schon aufgegeben hat, sind die Erfolgschancen natürlich geringer. Ursula Bernhardt rät aber auch in diesem Falle Unternehmen davon ab, die Forderungen frühzeitig abzuschreiben: „Wir und auch andere Inkassounternehmen arbeiten beispielsweise in diesen Fällen auf Erfolgsbasis. Dem Gläubiger entstehen keine Kosten, bei Erfolg behalten wir dafür 50 Prozent der Forderungen ein.“ Und auch bei einer eidesstaatlichen Versicherung müsse der Gläubiger Forderungen nicht sofort abschreiben: „Meistens stimmen die Vermögensverzeichnisse nicht und mit Hilfe von Detekteien und entsprechender Recherche können oftmals Geldwerte aufgedeckt werden, die nicht angegeben wurden.“ Über 50 Prozent Realisierungsquote Die Inkassofirmen, deutschlandweit etwa 700, von denen wiederum 540 dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) angeschlossen sind, realisieren die Forderungen ihrer Auftraggeber und führen sie so dem Wirtschaftskreislauf wieder zu. Pro Jahr sind das zurzeit gut vier Milliarden Euro. Zusammen sind die BDIU-Mitgliedsunternehmen beauftragt, ein Forderungsvolumen von rund 22 Milliarden Euro jährlich einzuziehen. Im vorgerichtlichen Inkasso erzielen sie je nach Forderungsart durchschnittlich in deutlich über 50 Prozent aller Fälle Zahlungen. Inkassounternehmen sind per Gesetz dazu angewiesen, nicht geschäftsschädigend zu wirken, also den Forderungseinzug so zu gestalten, dass sowohl Gläubiger als auch das in Verzug geratene Unternehmen ihre Geschäftsbeziehungen aufrecht erhalten können. Dabei verstehen sich Inkassounternehmen als Partner im Auftrag der Wirtschaft, deren Forderungen nach Möglichkeit außergerichtlich, markt- und situationsgerecht durchzusetzen sind. Über den richterlichen Urteilsspruch Forderungen einzuziehen, sollte dabei die letzte Möglichkeit sein Die klassischen Aufgaben der Branche sind vielmehr das Inkasso kaufmännisch ausgemahnter, nicht gerichtlich geltend gemachter Forderungen sowie die Einziehung bereits titulierter Forderungen. Hierzu zählen auch wichtige Kontrollfunktionen und Überwachungsverfahren. Zunehmend an Bedeutung gewinnt außerdem die außergerichtliche Beratung des Gläubigers, die einen weiterhin positiven Geschäftskontakt mit dem jeweiligen Schuldner sicherstellen soll.

Mahnwesen outsourcen

Das firmeneigene Mahnwesen ist in vielen Fällen teurer und weniger erfolgreich als ein zurate gezogenes Inkassounternehmen. Einer der Gründe dafür liegt sicherlich in einer Art Mittlerfunktion des Forderungsmanagements, denn Kunden zahlen nicht nur aus finanziellen Gründen nicht, sondern nennen in vielen Fällen Service- oder Retourgründe dafür, dass Zahlungen versäumt oder langfristig verschoben werden. So passiert es nicht selten, dass ein Kunde dem Gläubiger einen „Denkzettel“ für nicht erbrachte Leistungen ausstellen will. Neben dem Kostenvorteil entlasten Inkassofirmen ihre Auftraggeber wirkungsvoll in einem Bereich, der deren unternehmerische Tätigkeit ansonsten nur behindern und einschränken würde. Natürlich hängt die Chance auf den Erfolg einer Forderungsrealisierung von der Branche des Gläubigers ab. Ein gerne herangezogenes Beispiel ist hier der Logistiksektor speziell im Bereich transportgekühlter Auflieger. Ein Lastkraftwagen aus dem osteuropäischen Raum klingelt den Notdienst einer Vertriebswerkstatt für Kühlanlagen wach, der Monteur rückt aus, beseitigt den Schaden und der Laster setzt seine Reise durch Europa fort. Die Rechnung für den Einsatz wird verschickt, jedoch nicht mehr beglichen. Das Unternehmen im Ausland zu belangen, gelingt nicht mehr. Der Forderungseinzug wird abgeschrieben. Das Inkassounternehmen, das diesen Auftrag angenommen hat, hat natürlich weniger Spielraum als ein Konkurrent, der sich auf zahlungsfreudigeres Klientel spezialisiert hat. Der Vergleich über die Realisierungsquote eines Dienstleisters für Forderungsmanagement kann also schnell hinken.